E-Rechnungspflicht: Welche Punkte müssen Unternehmen bis Ende 2026 beachten?
Zum 31. Dezember 2026 läuft die erste Übergangsregelung für die nationale E-Rechnungspflicht aus. Gleichzeitig sind in der praktischen Umsetzung noch verschiedene Fragen offen. Das Bundesministerium der Finanzen hat inzwischen auf einige Fragen reagiert und wichtige Punkte zur E-Rechnung erläutert.
Wie ausführlich muss eine Leistung beschrieben werden?
Alle umsatzsteuerlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Diese Vorgabe gilt auch für die Beschreibung der abgerechneten Leistung. Nach den Hinweisen des BMF soll aus der Rechnung nicht nur hervorgehen, um welche Art von Leistung es sich handelt und in welchem Umfang sie erbracht wurde. Auch der konkrete Inhalt der Leistung und gegebenenfalls ihr Ort müssen erkennbar sein.
Die Angaben sollen eine steuerliche Beurteilung ermöglichen. Dazu zählen zum Beispiel die Abgrenzung zwischen einer Lieferung und einer sonstigen Leistung, die Bestimmung des Leistungsorts sowie die Überprüfung des verwendeten Steuersatzes. Unter Umständen muss anhand der Beschreibung auch eine Kontrolle der tatsächlich erbrachten Leistung vor Ort möglich sein. Ergänzende Informationen dürfen in eingebetteten Anlagen stehen. Ein bloßer Verweis auf einen Vertrag, einen Lieferschein oder ein anderes Dokument genügt im strukturierten Teil der E-Rechnung jedoch nicht.
Welche Angaben sind bei Rabatten, Boni und Skonti erforderlich?
Ist die Höhe eines Bonus, eines Skontos oder eines Rabatts bei der Ausstellung der Rechnung noch nicht bekannt, soll in Zukunft ein allgemeiner Verweis auf eine schriftliche Vereinbarung ausreichen. Voraussetzung dafür ist, dass die zugrunde liegenden Unterlagen bei einer steuerlichen Prüfung kurzfristig verfügbar sind. Eine entsprechende Ergänzung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses ist vorgesehen. Wird eine bereits vorhandene Rabattvereinbarung nachträglich geändert, muss die ursprünglich ausgestellte Rechnung deshalb nicht berichtigt werden.
*In welcher Form müssen Rechnungen korrigiert werden?*
Wird eine Rechnung korrigiert, muss sich die tatsächlich ausgeführte Leistung aus der ursprünglichen Rechnung und dem Korrekturdokument ergeben. Betrifft die Änderung eine gesetzlich vorgeschriebene Rechnungsangabe, ist die Berichtigung grundsätzlich ebenfalls als E-Rechnung auszustellen. Sammelkorrekturen werden vorerst weiterhin akzeptiert. Mit der Einführung des geplanten transaktionalen Meldesystems sollen solche Korrekturen jedoch nicht mehr möglich sein.
Für die Baubranche ergibt sich daraus eine besondere Konsequenz. Das „Rotstiftverfahren“ wird vom BMF nicht länger anerkannt. Künftig müssen die abzurechnenden Leistungen entweder vor der Rechnungsstellung abgestimmt oder nachträglich durch eine elektronische Rechnungsberichtigung angepasst werden.
Welche Fehler müssen bei der Prüfung berücksichtigt werden?
Für umsatzsteuerliche Zwecke muss eine E-Rechnung eine zulässige Syntax verwenden und technisch so umgesetzt sein, dass ihre Informationen automatisiert ausgelesen werden können. Wenn das nicht möglich ist, liegt ein Formatfehler vor. Die Prüfung darf sich allerdings nicht auf die technische Funktionsfähigkeit beschränken. Zusätzlich muss kontrolliert werden, ob sämtliche umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vollständig und richtig enthalten sind. Geschäftsregelfehler, die keine gesetzlichen Pflichtangaben betreffen, sind nach Einschätzung des BMF steuerlich nicht relevant. Dennoch bleibt die Kontrolle auf syntaktische und semantische Fehler erforderlich, damit eingehende Rechnungen automatisiert und fehlerfrei verarbeitet werden können. Die Validierung einer E-Rechnung muss somit sowohl technische Fehler als auch mögliche Mängel bei den steuerlichen Pflichtangaben berücksichtigen.
*Wann können Bußgelder drohen?*
Wenn eine Rechnung nicht oder verspätet ausgestellt wird, kann das eine Ordnungswidrigkeit darstellen und mit einem Bußgeld geahndet werden. Das BMF hat allerdings die Frage, ob dies auch für eine Rechnung gilt, die wegen technischer Mängel nicht der Norm EN 16931 entspricht, nicht abschließend beantwortet. Die Finanzämter seien für diese Problematik sensibilisiert. Eine unverhältnismäßige Anwendung während der laufenden Übergangsphase sei daher nicht zu erwarten.
Wann diese Übergangsphase genau endet, bleibt allerdings offen. Nach einer strengen Auslegung könnte dies bereits mit dem Auslaufen der ersten Übergangsregelung am 31. Dezember 2026 der Fall sein. Das BMF möchte die Frage weiter erörtern und eine Änderung des Gesetzes vorschlagen.
Was sollten Unternehmen jetzt prüfen?
Um mögliche Bußgelder zu vermeiden, sollten die erforderlichen Prozesse bis zum Ende des Jahres 2026 eingerichtet sein. Dabei sind insbesondere folgende Fragen relevant:
- Sind alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten
- Ermöglicht die Leistungsbeschreibung eine ausreichende steuerliche Beurteilung?
- Sind schriftliche Vereinbarungen über Rabatte, Boni oder Skonti kurzfristig verfügbar?
- Können notwendige Rechnungsberichtigungen elektronisch vorgenommen werden?
- Werden E-Rechnungen auf syntaktische, semantische und inhaltliche Fehler geprüft?
- Entsprechen die Rechnungen technisch den zulässigen Vorgaben?
Die Antworten des BMF schaffen in mehreren Bereichen zusätzliche Klarheit. Zugleich zeigen sie, dass Unternehmen ihre Abläufe bis zum Ablauf der ersten Übergangsregelung sorgfältig überprüfen und gegebenenfalls anpassen müssen.
