E-Rechnung 2026: Was Unter­nehmen zum neuen BMF-Schreiben wissen sollten

E-Rechnung 2026: Was Unternehmen zum neuen BMF-Schreiben wissen sollten

Eine Fehlermeldung bei der E-Rechnungsprüfung bedeutet nicht automatisch, dass der Vorsteuerabzug verloren ist. Entscheidend ist, welcher Fehler genau vorliegt und ob die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben richtig und vollständig enthalten sind.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit seinem Schreiben vom 15. Oktober 2026 ergänzende Regelungen zur E-Rechnung veröffentlicht. Sie betreffen unter anderem die Rechnungsprüfung, den Kundenstatus, Leistungsbeschreibungen und Anzahlungen.

Fehlerhafte E-Rechnung: Was bedeutet das für den Vorsteuerabzug?
Bei der Prüfung von E-Rechnungen muss zwischen der technischen Bewertung einer Datei und ihrer umsatzsteuerlichen Beurteilung unterschieden werden. Ein von der Prüfsoftware als „invalid“ eingestuftes Ergebnis bedeutet deshalb nicht automatisch, dass der Vorsteuerabzug ausgeschlossen ist. Das BMF unterscheidet außerdem zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern. Ein Geschäftsregelfehler führt nur dann zu einem Inhaltsfehler, wenn er eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betrifft. Eine Datei mit einem Geschäftsregelfehler, aber ohne Formatfehler, kann umsatzsteuerlich weiterhin eine E-Rechnung sein. Für eine ordnungsmäßige E-Rechnung müssen die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG richtig und vollständig enthalten sein.

Pflichtangaben: Welche Information gehört in welches Datenfeld?
Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gelten auch für E-Rechnungen. Für ihre Zuordnung zu den vorgesehenen Datenfeldern empfiehlt das BMF die jeweils aktuelle Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD. Diese zeigt, welche Pflichtangaben in welche Felder beziehungsweise Gruppen der strukturierten Rechnungsdaten aufgenommen werden sollten.

Unternehmer oder Privatkunde: Wann muss der Kundenstatus geklärt werden?
Bei einer Mischung aus Unternehmern und Privatkunden ist nicht immer erkennbar, ob eine Leistung für das Unternehmen des Kunden bezogen wird. Das BMF stellt deshalb klar, dass ein Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht beim Rechnungsaussteller nicht beanstandet wird, wenn er keine Kenntnis vom unternehmerischen Leistungsbezug hatte und diesen auch bei Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnte. Im Massenkundengeschäft mit Dauersachverhalten und einer gemischten Kundenstruktur, etwa bei Energielieferungen eines Versorgers, reicht es aus, den Kundenstatus zu Beginn oder bei einer Änderung des Vertrags zu klären. Regelmäßige Nachfragen während der Vertragslaufzeit sind dabei nicht erforderlich.

Leistungsbeschreibung: Was gehört in den strukturierten Teil?
Die Leistungsbeschreibung muss eine eindeutige Identifizierung der abgerechneten Leistung und ihrer steuerlichen Behandlung ermöglichen. Die dafür erforderlichen Informationen gehören in den strukturierten Teil der E-Rechnung. Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls Leistungsort müssen dabei eindeutig erkennbar sein. Nicht jedes Detail muss jedoch ausgiebig beschrieben werden. Welche Angaben erforderlich sind, hängt vom Einzelfall ab.

Ergänzende Informationen, die für die Kontrollfunktion der Rechnung nicht erforderlich sind, können in einem eingebetteten Anhang stehen. Das BMF nennt beispielsweise zusätzliche Aufschlüsselungen von Stundennachweisen.
Für E-Rechnungen über Bauleistungen gilt eine besondere Erleichterung. Im strukturierten Teil können die einzelnen Gewerke mit den jeweiligen Summen angegeben werden. Die detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis muss dann in einer menschenlesbaren, eingebetteten Anlage enthalten sein. Auf diese Anlage muss im strukturierten Teil eindeutig hingewiesen werden.

Anzahlungen und Endrechnungen: Welche Erleichterungen gelten?
Für die Absetzung bereits vereinnahmter Teilentgelte in elektronischen Endrechnungen lässt das BMF bis zum 30. Juni 2030 zwei Vorgehensweisen zu:

- Die Summe wird im dafür vorgesehenen strukturierten Datenfeld berücksichtigt. Die erforderlichen Detailangaben zu den Teilentgelten werden im vorgesehenen Freitextfeld aufgenommen.
- Alternativ erfolgt die Absetzung in einem eingebetteten, unstrukturierten Anhang. Dieser muss die Anforderungen nach Abschnitt 14.8 Absatz 8 Nummer 2 UStAE erfüllen. Im strukturierten Teil muss ausdrücklich auf die Anlage hingewiesen werden.

Rechnungsberichtigung: Was ist zu beachten?
Besteht die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, muss auch ihre Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Aus der ursprünglichen Rechnung und den Berichtigungen müssen sich die maßgeblichen Rechnungsangaben zusammen klar und eindeutig ergeben, zum Beispiel die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der erbrachten Leistung.

Sonstige Rechnung statt E-Rechnung: Droht ein Bußgeld?
Wird trotz bestehender E-Rechnungspflicht eine sonstige Rechnung ausgestellt, liegt dadurch laut BMF keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Absatz 2 Nummer 1 UStG vor. Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bleibt bestehen. Ob der Rechnungsempfänger Vorsteuer abziehen kann, ist davon getrennt zu beurteilen.

Ab wann gelten die ergänzenden Regelungen?
Die Grundsätze des Schreibens gelten für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden. Dabei sind die Übergangsregelungen bis zum 31. Dezember 2027 zu beachten. Zudem gilt eine Erleichterung für bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnungen. Entsprechen sie den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025, werden noch nicht erfüllte zusätzliche Vorgaben des neuen Schreibens nicht beanstandet. Das gilt auch für den Vorsteuerabzug.

Sie haben Fragen zur E-Rechnung oder zur Umsetzung in Ihrem Unternehmen? Wir unterstützen Sie gerne.