Bewirtungsbelege ab 2026: Neue Anforderungen für Unternehmen
Im Zuge der verpflichtenden Einführung der elektronischen Rechnung ab 2025 hat das Bundesfinanzministerium die steuerlichen Anforderungen an Bewirtungsbelege umfassend überarbeitet. Das entsprechende Schreiben vom 19. November 2025 ersetzt die bisherigen Regelungen aus 2021 und bringt für Unternehmen wesentliche Änderungen mit sich.
Künftig werden Bewirtungsaufwendungen steuerlich nur noch anerkannt, wenn die zugrunde liegenden Belege bestimmten formalen Anforderungen entsprechen. Bewirtungsrechnungen müssen grundsätzlich maschinell erstellt und elektronisch erfasst werden. Wird ein elektronisches Kassensystem eingesetzt, ist zusätzlich eine Absicherung durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) erforderlich. Nicht ordnungsgemäß erstellte oder handschriftliche Belege werden ausdrücklich nicht mehr anerkannt und führen zum vollständigen Ausschluss des Betriebsausgabenabzugs.
Auch die Anforderungen an den Rechnungsinhalt wurden präzisiert. Zwar gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro weiterhin vereinfachte Vorgaben, allerdings wird eine deutlich genauere Beschreibung der erbrachten Leistungen verlangt. Pauschale Angaben wie „Speisen und Getränke“ genügen künftig nicht mehr. Bei Rechnungen über 250 Euro sind zusätzlich Angaben wie die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie der Name des bewirtenden Unternehmens erforderlich.
Ein weiterer zentraler Aspekt der Neuregelung ist die zunehmende Digitalisierung der Nachweisführung. Sowohl Rechnungen als auch Eigenbelege können digital erstellt oder nachträglich digitalisiert werden. Angaben zum Anlass der Bewirtung und zu den teilnehmenden Personen müssen elektronisch dokumentiert, entsprechend freigegeben und GoBD-konform archiviert werden. Entscheidend ist dabei, dass eine eindeutige und nachvollziehbare Verknüpfung zwischen Rechnung und Eigenbeleg besteht. Ist diese Zuordnung nicht möglich, entfällt der Betriebsausgabenabzug.
Die neuen Anforderungen gelten grundsätzlich auch für Bewirtungen im Ausland. Nur in Ausnahmefällen, etwa wenn im jeweiligen Land keine maschinell erstellten Belege verfügbar sind, können Erleichterungen in Anspruch genommen werden.
Die Neuregelung führt zu deutlich strengeren formalen Anforderungen und erhöht den Digitalisierungsdruck in der Belegorganisation. Unternehmen sollten ihre internen Prozesse frühzeitig überprüfen und anpassen, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.
Haben Sie Fragen zu den neuen Anforderungen oder benötigen Sie Unterstützung bei der Umsetzung? Sprechen Sie uns gerne an!
